Voorwoord
Keizer Otto-Trivolley heeft de afgelopen jaren kunnen draaien dankzij onze enthousiaste en trouwe vrijwilligers. In 2021 is het vrijwilligersreglement ingevoerd. Het doel van dit reglement is om alle leden van onze vereniging een functie of taak te laten vervullen. Echter, er was tot op heden geen beleid beschreven waarop o.a. het werven, indelen, opleiden en ondersteunen van vrijwilligers gebaseerd is.
Vrijwilligerswerk bij Keizer Otto-Trivolley was tot het invoeren van het vrijwilligersreglement altijd precies wat het woord zegt: het is volkomen vrijwillig en daardoor afhankelijk van de leden en enkele niet-leden die zich geroepen voelen om zich in te zetten voor de werking van de vereniging. Sinds het invoeren van het vrijwilligersreglement doet ongeveer de helft van de leden hun uiterste best om een functie of taak op zich te nemen. Met deze stevige basis willen wij het vrijwilligersbeleid inrichten.
In dit beleidsplan beschrijft het bestuur van Keizer Otto-Trivolley de wijze waarop het vrijwilligersbeleid de komende jaren wordt ingericht. We kunnen ons dan beschouwen als een vitale vereniging, met een solide kader waarmee we datgene kunnen doen wat we graag willen: volleyballen als prestatiesport en als breedtesport.
Voorlopig wordt gezocht naar manieren om vrijwilligerswerk te stimuleren die de vereniging geen extra geld kosten, zodat de contributie niet omhoog hoeft om betaalde krachten in te huren.
Aanleiding voor dit vrijwilligersbeleid
Doorgaan in de oorspronkelijke situatie, kent een aantal nadelen, waardoor er nooit zekerheid is dat zaken goed geregeld zullen worden:
- Alle belangrijke taken rusten op de schouders van slechts enkele mensen, er zijn vaak geen back-up mogelijkheden;
- Sommige vrijwilligers lopen gaten dicht en moeten zich bovengemiddeld inzetten om hun taken uitgevoerd te krijgen;
- Er is geen instroom-, doorstroom- en uitstroombeleid, waardoor opvolging en vervanging afhankelijk is van goodwill en ad hoc acties. Vacatures worden vaak niet snel genoeg ingevuld, waardoor taken open blijven;
- Er kan onvrede ontstaan over sommige leden die openlijk het verenigingsleven ‘consumeren’ en er niets tegenover willen stellen;
- Om sommige vrijwilligerstaken ingevuld te kunnen krijgen zijn er in bepaalde gevallen al financiële vergoedingen nodig om voldoende aanloop te krijgen. Dit drukt op de begroting en kan aanleiding zijn voor discussies over wat wel en niet betaald vrijwilligerswerk zou moeten zijn. Onze contributie is al aan de lage kant en biedt geen ruimte om meer taken betaald te maken.
Mogelijkheden om vrijwilligers te vinden
Een veel voorkomend model bij sportverenigingen is dat alle senior leden geacht worden op een of andere manier vrijwilligerswerk te doen voor de vereniging. Vaak kan men dan kiezen uit bepaalde veelvoorkomende taken die eenvoudig zijn en goed ingevuld kunnen worden zonder veel kennis en uitleg. Denk hierbij aan zaaldiensten, maar ook tellen.
Verder kan op teamniveau de verantwoordelijkheid worden neergelegd voor het uitvoeren van iets meer complexe taken zoals het leveren van scheidsrechters of trainers.
Daarnaast kan ook van ouders van jeugdleden verwacht worden dat zij taken op zich nemen. Het ligt voor de hand dat ze zich inzetten voor het team van hun kind, maar we moeten ook in de gaten houden of ze coördinerende taken (commissies) of bestuursfuncties willen invullen.
Missie, visie en doelstellingen
Missie
Alle leden van Keizer Otto-Trivolley dragen bij aan het organiseren van de benodigde activiteiten binnen de vereniging.
Visie
Keizer Otto-Trivolley wil graag dat alle senior leden betrokken zijn bij de benodigde activiteiten binnen de vereniging. Ook ouders van jeugdleden worden gevraagd, maar voor hen is het deels vrijblijvend. Er wordt getracht de juiste persoon op de juiste plek te krijgen, zodat vrijwilligerswerk ook leuk blijft en daardoor met enthousiasme wordt uitgevoerd. Vrijwilligers worden geholpen en ondersteund bij het uitvoeren van hun taken, zodat men niet het gevoel krijgt er alleen voor te staan en zodat er optimaal rendement uit het vrijwilligerswerk wordt gehaald. Leden worden jaarlijks gevraagd welke bijdrage ze kunnen leveren en aan het begin van het seizoen zal duidelijk zijn dat alle taken zijn ingevuld. Vrijwilligerswerk mag de vereniging in principe geen extra geld kosten zodat de contributie om deze reden niet omhoog hoeft.
Doelstellingen
Het vrijwilligersbeleid moet leiden tot de volgende doelstellingen:
- In seizoen 2024-2025 wordt het concept vrijwilligersbeleid getoetst en verder vervolmaakt zodat het bij de ALV van 2025 als definitief kan worden aangenomen. Vanaf seizoen 2025-2026 worden de vrijwilligerstaken conform dit beleid uitgevoerd en zullen er in principe geen vacante taken zijn en bestaat er duidelijkheid over hoe in navolgende jaren de verschillende taken worden vervuld;
- In navolgende jaren wordt vrijwilligerswerk een ‘normaal’ onderdeel van het verenigingsleven bij Keizer Otto-Trivolley;
- Keizer Otto-Trivolley zal in staat zijn voldoende scheidsrechters te leveren op de benodigde niveaus. Jeugdleden worden zo vroeg mogelijk gestimuleerd in het halen van een spelregelbewijs, zodat het doorstromen naar een hogere niveau vanzelfsprekend wordt;
- De opbouw en de doorstroming van leden komt niet in gevaar, omdat er voldoende trainers, coaches en TC-ers zijn om te zorgen voor de benodigde kwaliteit;
- De ambitie om in de zomer structureel beachvolleybal te kunnen aanbieden aan leden en andere belangstellenden kan goed worden ingevuld door voldoende beach-vrijwilligers;
- Het nieuwe vrijwilligerswerk kan worden ingevuld zonder de contributie hiervoor te hoeven verhogen. Voor taken die toch geld gaan kosten is het duidelijk hoe deze uit eventuele contributieverhogingen en sponsoring gefinancierd kunnen worden.
Soorten vrijwilligerstaken
Er kan op hoofdlijnen onderscheid worden gemaakt tussen ‘Teamtaken’ en ‘Verenigingstaken’. Teamtaken zijn activiteiten die elk team op zich neemt, als vast onderdeel van het kunnen spelen van wedstrijden en het ondersteunen van andere teams met hun wedstrijden. Teamtaken zijn dus voornamelijk de taken die je voor een ander team doet, net zo goed als je ze van anderen kunt verwachten voor jouw eigen team.
Verenigingstaken zijn vrijwel alle andere vrijwilligersactiviteiten die binnen een vereniging moeten worden ingevuld.
Teamtaken
Elk team wordt geacht de volgende taken op zich te nemen:
- Het leveren van een aanvoerder als aanspreekpunt voor het team en organisator binnen het team;
- Voor jeugdteams: het leveren van een ouder als team coördinator en aanspreekpunt; ➢ Het leveren van tellers bij wedstrijden van andere teams;
- Het leveren van scheidsrechters bij wedstrijden van anderen;
- Voor jeugdteams: het rijden naar uitwedstrijden
Verenigingstaken
Binnen een vereniging zijn de volgende groepen vrijwilligers nodig:
- Trainers, coaches
- Wedstrijdzaken, scheidsrechterszaken
- TC-functies
- Regioscheidsrechters
- Jeugdzaken
- Vrijwilligerszaken
- PR en Sponsoring
- Activiteitencommissies voor interne en externe activiteiten
- Bestuursfuncties
Welke vrijwilligers
Vrijwilligers worden gezocht in de volgende groepen leden en niet-leden:
| Teamtaken Verenigingstaken | |
| Leden van seniorenteams | Verplicht Verplicht |
| Jeugdleden C/B/A, tot 18 jaar | Verplicht Vrijblijvend |
| Ouders van jeugdleden | Verplicht Vrijblijvend |
| Verenigingsleden | Vrijblijvend Vrijblijvend |
| Overigen | Vrijblijvend Vrijblijvend |
Voor jeugdleden en anderen zijn verenigingstaken vrijblijvend, maar zij zullen wel gestimuleerd worden om te helpen waar mogelijk. Niet-spelende verenigingsleden zijn veelal lid vanwege hun bijdrage aan de vereniging, wat hen ook tot vrijwilliger maakt.
Recreanten zijn grotendeels self supporting aangaande teamtaken, hun beroep op de vereniging is kleiner dan van reguliere competitie teams. Scheidsrechterstaken en andere Nevobo Competitie gerelateerde taken zijn voor hen niet van toepassing. Ze kunnen wel op vrijwillige basis gevraagd worden voor taken waar zij ook voordeel van hebben, zoals bestuurstaken.
Ook ouders van jeugdleden worden gevraagd, enthousiaste ouders kunnen een welkome aanvulling betekenen voor het verenigingsleven. Voor de vereniging is het van belang om te weten waar ouders goed in zijn qua beroep of kennis, zodat er mogelijk een match gezocht kan worden voor specifieke ondersteuning.
Leden van Keizer Otto-Trivolley (of ouders van jeugdleden) die als sponsor/partner een substantiële financiële of materiële bijdrage leveren aan de vereniging kunnen worden vrijgesteld van vrijwilligerswerk. Het is aan het bestuur en de sponsorcommissie om dit te bepalen.
Invulling van vrijwilligerstaken
De vrijwilligerscommissie verzorgt de werving van vrijwilligers, de plaatsing, de begeleiding en bewaakt doorstroom en uitstroom.
Werven van vrijwilligers
Aan het eind van het seizoen krijgen alle leden van Keizer Otto-Trivolley een enquête waarop ze invullen welke taken zij komend seizoen op zich zouden willen nemen. Senioren vullen deze enquête voor zichzelf in. Ouders/verzorgers van jeugdleden krijgen en vullen de enquête in voor de jeugdleden.
Leden bespreken binnen hun team hoe ze de Teamtaken verdelen. De aanvoerder zorgt voor afstemming van Teamtaken binnen het team.
Taakverdeling
De vrijwilligerscommissie heeft een overzicht van vrijwilligerstaken die ingevuld moeten worden. Deze informatie komt meestal bij de verschillende commissies vandaan, die hun behoefte aan vrijwilligers per seizoen bepalen. TC-ers geven aan welke behoefte er is aan trainers en coaches. Ook het bestuur kan bepaalde vacante vrijwilligerstaken aandragen.
De vrijwilligerscommissie probeert de juiste persoon op de juiste plek te plaatsen. Wanneer er voor een bepaalde taak meer aanmeldingen zijn dan plaatsen, bepaalt de coördinator wie de taak toebedeeld krijgt. Voor de anderen wordt een andere rol gezocht. Wanneer er voor een bepaalde taak te weinig aanmeldingen zijn, zoekt de coördinator in het overige aanbod wie deze taak kan invullen en overlegt dit met de betreffende persoon. De vrijwilligerscommissie registreert wie welke taak toebedeeld krijgt in dit seizoen.
Waar ook op gelet moet worden is dat er voldoende doorstroming is. Als het voor bepaalde taken binnen bepaalde commissies beter is dat hier na een paar jaar nieuwe inzichten nodig zijn, dan kan overwogen worden om deze rol weer eens bij iemand anders onder te brengen. Op deze wijze kunnen vrijwilligers van elkaar leren en ontstaat er synergie.
Als de verdeling van taken rond is, wordt deze zo snel mogelijk teruggekoppeld aan de leden, zodat zij zich hierop kunnen voorbereiden. De vrijwilligers melden zich bij de betreffende commissies en bespreken hun inzet met het bestuurslid dat over die commissie gaat. Trainers en coaches stemmen hun werkzaamheden af met de TC’ers. Nieuwe commissieleden stemmen hun aanpak af met het bestuurslid dat daarover gaat.
Registratie vrijwilligers
De vrijwilligerscommissie houdt een registratie bij van welke leden welke taken in welk seizoen hebben uitgevoerd. Doel van deze registratie is dat duidelijk wordt wie in het verleden welke taken heeft uitgevoerd, wie nog te weinig is ingezet en wie eigenlijk al te veel is ingezet. Tevens wordt bijgehouden welke leden (structureel/incidenteel) weigeren taken uit te voeren en wie met opgave van valide redenen (bijvoorbeeld zwangerschap, langdurige blessure) niet in staat is om taken op zich te nemen.
Begeleiding vrijwilligers
Om te borgen dat vrijwilligers hun werkzaamheden met voldoende kwaliteit uitvoeren is het belangrijk dat de juiste instructies en eventuele opleidingen beschikbaar zijn. Van commissies wordt verwacht dat zij dit voor haar commissieleden en toegewezen vrijwilligers paraat heeft. Tevens wordt van commissies verwacht dat zij haar deelnemers voldoende begeleidt bij de uitvoering van de taken, en bijsturen waar nodig.
Het vrijwilligerswerk moet haalbaar en ook interessant en uitdagend blijven voor de leden. De vrijwilligerscommissie en het bestuur bespreken een paar keer per seizoen de stand van zaken rondom motivatie en kwaliteit. Waar blijkt dat er geen match is tussen persoon en taak, wordt gezocht naar een oplossing. Dit kan extra begeleiding, uitleg of instructie betekenen, maar ook vervanging van de vrijwilliger.
Afronding van vrijwilligerstaken
Voor het einde van het seizoen inventariseert de vrijwilligerscommissie welke taken succesvol zijn afgerond en waar verbetering nodig is. Vrijwilligers kunnen aangeven of ze volgend seizoen dezelfde taak willen voortzetten, als ze enthousiast zijn geworden en hun rol daarom willen voortzetten. Dit wordt opgenomen in de registratie die hiervoor als input voor het volgende seizoen wordt gebruikt.
Tevens wordt er in samenspraak met commissies, TC’ers en het bestuur bepaald hoe in het komende seizoen eventuele vacatures opnieuw worden ingevuld, wie hiervoor in aanmerking kan komen en wie beter op een andere positie kan worden ingezet. Hierbij zijn continuïteit en kwaliteit leidend.
Vrijwilligers die het seizoen door omstandigheden niet meer in staat zijn om hun taken uit te voeren worden gevraagd om dit zo snel mogelijk door te geven, zodat tijdig naar een vervanger gezocht kan worden. Het zelf aanbrengen van een opvolger zal sterk worden gestimuleerd.
Financiering, beloningen en sancties
Vrijwilligerswerk is belangrijk voor de vereniging en de inzet van de leden moet worden gewaardeerd. Uitgangspunt is dat iedereen zijn best doet en naar vermogen probeert het beste resultaat na te streven. Leden die zich aan vrijwilligerswerk onttrekken dienen hierop aangesproken te worden. Wanneer er geen zicht is op verbeteringen zullen de consequenties worden besproken.
Sommige taken worden momenteel vergoed en dit wordt betaald uit de contributies en bepaalde sponsoring. Gestreefd wordt om dit nieuwe beleid door te voeren zonder dat het impact heeft op de hoogte van de contributie. Het niveau van de huidige contributie-inkomsten laat niet toe dat er meer geld wordt besteed aan vergoeding van vrijwilligerstaken.
Mocht echter blijken dat Keizer Otto-Trivolley geld tekort gaat om de betaalde vrijwilligerstaken te kunnen financieren, dan moet worden bepaald op welke wijze dit gedaan kan worden door een combinatie van contributieverhoging en aanvullende sponsoring.
Beloningen en vergoedingen
Uitgangspunt van dit beleid is dat vrijwilligerswerk pro deo is en er in principe geen geldelijke beloningen tegenover staan. Uitzonderingen zijn trainers functies, waarbij korting op de contributie van toepassing kan zijn. Reiskosten van regioscheidsrechters worden via Nevobo vergoed.
Indien er voor bepaalde verenigingstaken specifieke opleidingen nodig zijn, bijvoorbeeld trainers- of scheidsrechterscursussen, bepaalt het bestuur in samenspraak met deze vrijwilligers hoe de kosten worden betaald en eventueel vergoed. Dit zijn investeringen die Keizer Otto-Trivolley moet doen, waar voor langere tijd van geprofiteerd moet kunnen worden. Het kan tijd kosten om hiervoor externe sponsoring te vinden, zodat hier van tevoren een goed plan moet worden uitgedacht.
Alle vrijwilligers komen natuurlijk wel in aanmerking voor een uitnodiging bij de jaarlijkse vrijwilligersborrel, waar de vrijwilliger van het jaar wordt verkozen en in het zonnetje gezet. Daarnaast kan bepaald worden dat vrijwilligers voor bepaalde uitzonderlijke prestaties extra gecomplimenteerd worden en gepaste aandacht voor hun werkzaamheden krijgen. De vrijwilligerscommissie en het bestuur kunnen hiervoor verschillende opties inzetten (van taart tot dinerbon, etc.).
Sancties
Leden van Keizer Otto-Trivolley die een vrijwilligerstaak niet op zich hebben genomen en vervolgens weigeren om een vrijwilligerstaak op zich te nemen, zullen een boete van € 50,00 moeten betalen. Wanneer men deze boete weigert te betalen hangt schorsing voor een bepaalde tijd boven het hoofd, zoals beschreven in de Statuten van de vereniging. Onder weigering wordt verstaan het doelbewust niet opgeven van een keuze via de vrijwilligersenquête, maar ook het doelbewust niet uitvoeren van een aangewezen taak, of deze taak bewust ‘saboteren’. De geïnde boete bedragen kunnen door Keizer Otto-Trivolley worden besteed aan alternatieven om de niet ingevulde vrijwilligerstaken op een andere wijze in te vullen, e.e.a. te bepalen door het bestuur.
Veiligheid en verzekeringen
Vrijwilligerswerk is niet altijd zonder risico. Keizer Otto-Trivolley als vereniging zoekt zekerheid door de juiste mensen als vrijwilliger in te zetten. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bewijst dat een vrijwilliger in de voorgaande tijd geen laakbare zaken heeft uitgevoerd. De vrijwilligers zelf lopen het risico betrokken te raken bij een ongeluk of een incident met schade of verwonding tot gevolg. Hiervoor zijn diverse verzekeringen beschikbaar.
Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Alle vrijwilligers die met jeugdleden te maken hebben, dienen een VOG te kunnen overleggen. De VOG wordt aangevraagd door de secretaris. Via NOC*NSF en Nevobo kunnen dit gratis. De vrijwilliger krijgt een mail met het verzoek om een webformulier in te vullen. Als het goed is krijgt men dan binnen enkele weken de VOG thuisgestuurd. Deze dient aan de secretaris te worden overhandigd, die voor archivering zorgt.
Mocht men geen VOG kunnen krijgen, dan overlegt de vrijwilligerscommissie, in samenspraak met de secretaris, met het desbetreffende lid de consequenties voor de vrijwilligers rol, omdat de beoogde rol niet door kan gaan.
Keizer Otto-Trivolley eist van haar vrijwilligers dat zij elke drie jaar hun VOG vernieuwen. De secretaris houdt dit overzicht bij.
Vrijwilligersverzekering
De gemeente Gooise Meren heeft een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten om er zeker van te zijn dat organisaties en hun vrijwilligers voldoende verzekerd zijn. Alle vrijwilligers in de gemeente Gooise Meren zijn automatisch verzekerd. Dat is geregeld via de VNG Vrijwilligersverzekering, ondergebracht bij Centraal Beheer. De schademelding verloopt via de gemeente Gooise Meren.
Vrijwilligers zijn verzekerd voor:
- ongevallen en schade/verlies persoonlijke eigendommen;
- aansprakelijkheid;
- rechtsbijstand;
- verkeersaansprakelijkheid.
Over de VNG Vrijwilligersverzekering wordt het volgende gezegd:
Een gemeente kan niet zonder vrijwilligers. Of u nu klaar-over bent of meehelpt op een sportvereniging, uw bijdrage telt! Daarom vindt uw gemeente het belangrijk dat u verzekerd bent tijdens uw vrijwilligerswerk. Met de VNG Vrijwilligersverzekering bent u verzekerd tegen de meest voorkomende schades. Informeer bij uw gemeente hoe dit voor u geregeld is: https://www.centraalbeheer.nl/zakelijk/bedrijfsverzekeringen/vrijwilligersverzekering/vrijwilligers.