Dit is het privacy statement van Keizer Otto-Trivolley (verder aan te duiden als KO-T). Dit privacy statement is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via een inschrijfformulier. KO-T hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KO-T houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• u vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Overzicht persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door KO-T verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen voor bijeenkomsten;
• Het versturen van rekeningen en/of het incasseren van bedragen op basis van machtiging;
• Het vaststellen van het recht op een vrijwilligersvergoeding;
• Het in bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) door een vrijwilliger.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt per categorie. Hierin kunt u vinden welke gegevens er over u door ons geadministreerd worden:

1. Leden

• Voorletters/voornaam en achternaam
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Relatiecode NEVOBO
• Soort lid (b.v. competitie, recreant, jeugd, erelid)
• Team
• Aanvangsdatum lidmaatschap

Uw persoonsgegevens worden door KO-T opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap, tot maximaal 1 (één) jaar na beëindiging daarvan.

2. Oud-Leden

• Voorletters/voornaam en achternaam
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Aanvangsdatum lidmaatschap
• Einddatum lidmaatschap

Uw persoonsgegevens worden door KO-T opgeslagen ten behoeve van (een aantal van) bovengenoemde verwerking(en), tot maximaal 15 (vijftien) jaar na beëindiging van het lidmaatschap, na uw uitdrukkelijke toestemming.

3. Vrijwilligers

• Voorletters/voornaam en achternaam
• Adresgegevens
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Geslacht
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• VOG-verklaring
• Aanvangsdatum vrijwilliger
• Einddatum vrijwilliger

Uw persoonsgegevens worden door KO-T opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en), tot maximaal 1 (één) jaar na beëindiging van het vrijwilligerschap.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens  KO-T van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn schriftelijk gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Geheimhoudingsformulier

Het bestuur, alsmede leden van enkele commissies die vanuit hun functie beschikking moeten hebben over persoonsgegevens van de leden, tekenen een geheimhoudingsverklaring, die ook van kracht blijft na aftreden.

Websites van derden

Dit Privacy Statement is niet van toepassing op websites van derden die via links op de website of de nieuwsbrief kunnen worden bezocht. De vereniging is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze andere sites omgaan met privacy.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Een verzoek hiertoe kunt u sturen aan onderstaande contactgegevens door het invullen van bijgaand aanvraagformulier. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.

Wijzigingen in ons privacybeleid

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden daarom aan om deze privacy policy regelmatig te blijven raadplegen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij willen u erop wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen

Als u na het doornemen van ons privacy statement vragen of opmerkingen heeft, neemt u dan contact met ons op:

Contactgegevens

Keizer Otto – Trivolley
Wielewaallaan 2
1403 BX BUSSUM
www.ko-trivolley.nl.

p/a: secretariskotrivolley@gmail.com