Commissie – Scheidsrechtercoördinatie
- Is verantwoording verschuldigd aan het bestuur en onderhoudt met hen contact over de gang van zaken omtrent de scheidsrechters.
- Stelt een scheidsrechtersrooster op voor het actuele seizoen met indeling per team.
- Houd overzicht over het potentieel aan scheidsrechters en hun licenties.
- Onderhoudt de contacten met de scheidsrechters en begeleidt hen in kwalitatief opzicht.
- Stimuleert de deelname aan scheidsrechterscursussen.
- Bezoekt op verzoek van het bestuur Nevobo vergaderingen.
- Voorziet de website van “arbitrage”-info, actuele scheidsrechtersroosters en overzicht van alle (potentiële) scheidsrechters.
- Onderhoud contacten met wedstrijdsecretariaat.
- Geeft door indien scholingsactiviteiten plaatsvinden voor scheidsrechters.
Contactpersoon Zaalhuur
- Regelt de zaalhuur voor de training en voor de competities (exclusief mini-toernooien en recreantencompetitie).
- Onderhoudt de contacten met de beheerders van de drie sporthallen (De Meent, de Lunet en de Zandzee).
- Stemt de financiële afwikkeling (huren etc) af met de penningmeester.
Commissie – Ballen & Materialen
- Beheert de ballen (ballentassen van de competitieteams en de ballen in de karren bij de diverse trainingslocaties) die in bezit zijn van de vereniging.
- Inventariseert aan het eind van het seizoen de ballen en overlegt met de penningmeester over het aanschaffen van extra en/of nieuwe ballen.
- Beheert de uitleen van ballen.
- Voorziet elk team begin van het seizoen van een ballentas met ballen
- Verzamelt aan het eind van het competitieseizoen de ballentassen met ballen en controleert de inhoud. Bij incomplete tassen zal er, in samenwerking met de penningmeester, een factuur naar het desbetreffende team verzonden worden.
- Rapporteert minimaal eenmaal per jaar aan het Bestuur de bevindingen.
Commissie – Kleding
- Beheert de wedstrijdshirts van de vereniging (Senioren, recreanten, jeugd en mini’s).
- Zorgt voor een goede administratie wat betreft de uitleen van de shirts (Maten en nummers).
- Geeft aan elk lid een uitleenovereenkomst mee.
- Zorgt ervoor dat vertrekkende leden hun shirt retour komen brengen.
- Neemt contact op met de penningmeester als een shirt stuk is of niet retour wordt gebracht zodat er een factuur gestuurd kan worden naar het desbetreffende lid.
- Inventariseert elk jaar of er nog voldoende shirts aanwezig zijn.
- Rapporteert minimaal eenmaal per jaar aan het Bestuur haar bevindingen.
Commissie – Kascontrole
Voor deze (per jaar) eenmalige taak is bij een van de twee vereiste commissieleden enige kennis noodzakelijk van financiën. Maar vooral gezond verstand en de eigenschap om door te kunnen vragen bij onduidelijkheden, is van belang.
- De kascommissie controleert het financiële beleid van het bestuur.
- Ieder jaar presenteert de penningmeester de financiële resultaten van het afgelopen jaar, die voorafgaande aan de ALV worden gecontroleerd door deze, uit twee personen bestaande, commissie.
Commissie – Vrijwilligers
- Stelt samen met het bestuur jaarlijks de vrijwilligersenquête op, waarmee de leden hun voorkeur voor een taak/functie kunnen opgeven.
- Beheert het overzicht van alle functies die nodig zijn om de vereniging draaiende te houden.
- Communiceert zo actueel mogelijk, maar niet ouder dan 3 dagen, de openstaande momenten en reeds ingevulde beschikbaarheid in de website van Keizer Otto – Trivolley.
- Evalueert in de laatste week van december en de eerste week van mei alle functies naar hun uren en gewicht; dus zowel naar toegekende uren en gewicht bij aanvang van het seizoen, als uitgevoerde uren en ervaren gewicht op de twee genoemde momenten.
- In de laatste week van mei, voorafgaand aan de ALV, wordt het geëvalueerde overzicht gepresenteerd aan het Bestuur, welke het ter goedkeuring aan de ALV zal voorleggen.
- Is verantwoordelijk voor de hantering van het boetesysteem, waarbij het in gebreken gebleven lid, rechtstreeks en zonder tussenkomst van derde, gerapporteerd wordt aan de Penningmeester, welke de sanctie oplegt, communiceert en int.
Commissie – Feest
- Organiseert verenigingsbrede sociale activiteiten op eigen initiatief-momenten, na voorafgaand overleg met het bestuur. Denk aan jaarfeesten, een reünie, feesten rondom toernooien, Diner Rouler, pubquiz, iets leuks op thuisdagen, etcetera.
- Houdt zich bij het begroten van haar activiteiten aan het daarvoor beschikbare jaarbudget in de algemene begroting van de vereniging.
- Na elke georganiseerde activiteit wordt verantwoording afgelegd aan de penningmeester.
Commissie – Toernooien
- Organiseert interne en/of externe toernooien, in voorkomende gevallen in samenwerking met de Commissie – Feest.
- Houdt zich bij het begroten van haar activiteiten aan het daarvoor beschikbare jaarbudget in de algemene begroting van de vereniging.
- Onderhoudt contact met Commissie – Sponsor (CS) voor eventuele uitbreiding financiële mogelijkheden.
- Na elke georganiseerde activiteit wordt verantwoording afgelegd aan de penningmeester.
Voorbeelden van toernooien zijn:
- Oliebollentoernooi.
- Jan Schaaftoernooi (eindtoernooi).
- Jaarfeest-toernooi.
- Beachvolleytoernooi.
- Openingstoernooi
Commissie – Communicatie
Een vereiste competentie is om helder, snel en transparant te kunnen communiceren. Maar ook op het gebied van planning en organisatie mag je actieve betrokkenheid verwachten. Je werkt in een klein team van mensen die elkaar aanvullen qua competenties. Dus je hoeft niet alle aspecten van communicatie die uit het onderstaande overzicht blijken, te beheersen.
- Heeft tot doel om alle leden en geïnteresseerden met elkaar te verbinden en zo één volleyballende club te zijn.
- Interviewt regelmatig een lid of vrijwilliger van de vereniging. Dit kan één vraag zijn, maar ook een uitgebreid interview.
- Houdt de content van de website, in samenwerking met de website beheerder, actueel; maximaal 1 week verouderd. Hierbij geholpen door alle geledingen en leden van de vereniging.
- Stuurt elke zaterdag van de eerste week van elke maand van 1 september tot 1 september de Nieuwsbrief (Triserver) per e-mail en WhatsApp naar iedereen in de lijst welke het meest recent is aangeleverd door de Secretaris.
- Stuurt, wanneer mogelijk en/of wenselijk, een persbericht naar de lokale pers-contacten.
Dit persbericht dient eerst ter goedkeuring voorgelegd te zijn aan het Bestuur; en met goedkeuring terug te zijn ontvangen.
Commissie – Sponsors
Als je belangstelling hebt voor deze commissie is het fijn als je een actief persoon bent, die de lef heeft om sponsors op te sporen en te bezoeken. Daarnaast is iemand nodig die helder kan schrijven om een beleidsplan op te stellen. Voor deze commissie is ook samenwerking met andere commissies (zie hierna) gewenst, dus het is fijn als je in teamverband kan werken. Ook hier is het niet nodig dat je alle competenties bezit, want taken worden verdeeld.
- Stelt een sponsorbeleidsplan op.
- Zorgt voor eventuele sponsoring op één of meer van de volgende onderdelen:
- Wedstrijdballen,
- Scholing,
- Kleding,
- Hoofdsponsor,
- Advertenties website en nieuwsbrieven,
- Speciale evenementen en/of
- Prijzen verloting.
- Houdt bij wat overheid en NeVoBo voorschriften zijn m.b.t. reclame en sponsoring.
- Werft gelden of diensten door middel van verschillende vormen van sponsoring
- Legt contacten met toekomstige sponsors en zet zo een Sponsornetwerk op. Organiseert sponsorbijeenkomsten.
- Sluit, samen met Bestuur en nooit zelfstandig, een contract af met een sponsor.
- Registreert en archiveert contracten.
- Zoekt naar nieuwe sponsormogelijkheden.
- Draagt zorg voor bestaande acties, zoals Grote Club Actie
- Houdt, lopende een contract, contact met de betreffende sponsor, teneinde de gezamenlijke belangen te kunnen waarborgen en uitdragen; al dan niet in samenwerking met de Commissie Communicatie.
- Neemt tijdig contact op met sponsors als contracten aflopen.
- Doet voorstellen aan en ontvangt voorstellen van het bestuur i.v.m. sponsoring.
- Heeft periodiek overleg met de Commissie Toernooien en de Commissie Kleding.
- Als tegenprestatie mogen de leden van de Sponsor Cie 5% van het opgehaalde sponsorgeld behouden.
Commissie – Lief- en leed recreanten
- Organiseren van borrels voor de recreantengroep na de training (2 x per jaar)
- Organiseren van borrels en hapjes bij toernooien in De Meent (b.v. oliebollentoernooi)
- Zorgen voor prijzen en cadeautjes bij de toernooien in De Meent, Lunet of Zandzee indien het toernooi door de recreantengroep wordt georganiseerd
- Verzorgen van lief- en leed attenties bij langdurige ziekte, blessures en/of persoonlijke omstandigheden van recreanten
Commissie – Activiteiten Jeugd
- Bevordert de ontspanningsactiviteiten bij de jeugd in overleg met de TC Jeugd
- Organiseert het jaarlijkse jeugdkamp.
- Organiseert beachvolleybaltoernooi(en) voor de jeugd.
- Organiseert Kind & Oudertoernooien.
- Stimuleert en ondersteunt de verenigingsactiviteiten.
- Voorziet de website van “jeugd”-info.
- Overlegt periodiek met het Bestuur over de voorgenomen activiteiten.
- Overlegt met de penningmeester over de financiering van jeugdactiviteiten.
- Stimuleert de jeugd tot actieve deelname aan diverse sponsoracties (Grote Club Actie enz.).
Commissie van Beroep (CvB)
- De CvB geeft een objectief en adviserend oordeel over het ingebrachte geschil.
- De CvB probeert binnen 2 weken na het aanbrengen van het geschil tot haar oordeel te komen.
Vertrouwenspersoon
- (Seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie zijn vormen van gedrag die niet thuishoren in een goed en stimulerend sportklimaat. Het bestuur van Keizer Otto-Trivolley probeert dit soort ‘ongewenst gedrag’ dan ook zoveel mogelijk te voorkomen en maakt in dit kader gebruik van de diensten van sportkoepel NOC*NSF. Keizer Otto-Trivolley wil een sportvereniging zijn waar leden zich veilig en vertrouwd kunnen voelen.
- Een vertrouwenspersoon heeft tot taak het in stand houden, of zelfs verbeteren, van de omgangsvormen die bijdragen aan het gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden. Wanneer een ander jou lastigvalt met zijn of haar gedrag, en je zelf niet meer weet hoe je de situatie op moet lossen, kan je contact opnemen met de vertrouwenscontactpersoon van Keizer Otto-Trivolley. Deze fungeert in eerste instantie als klankbord en is opgeleid om je te helpen zoeken naar een oplossing. Onder ongewenst gedrag wordt verstaan:
• Verbale agressie (bijvoorbeeld schelden, schreeuwen, treiteren);
• Fysieke agressie (bijvoorbeeld slaan, vastgrijpen, ongewenst aanraken);
• Psychische agressie (dreigen, chanteren, achtervolgen, pesten);
• Seksuele intimidatie (nafluiten, schunnige opmerkingen maken, aanranding en verkrachting).
- Keizer Otto-Trivolley maakt gebruik van het meldpunt en de vertrouwenspersonen van sportkoepel NOC*NSF. Bel naar 0900-2025590 (24/7 bereikbaar) of kijk voor meer informatie op de website van NOC*NSF.